1. Cyflwyniad

Mae’n ofynnol i Wasanaeth Erlyn y Goron (CPS) gael gweithdrefn cwynion diogelu data fel y nodir yn Neddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025, a oedd yn diwygio GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Daeth y gofyniad hwn i rym ar 19 Mehefin 2026.

2. O dan gyfraith diogelu data, mae’n rhaid i sefydliadau wneud y canlynol:

• rhoi ffordd i bobl wneud cwynion ynghylch diogelu data
• cydnabod eu bod wedi cael y gŵyn o fewn 30 diwrnod 
• heb oedi gormodol, cymryd camau priodol i ymateb i gwynion, gan gynnwys gwneud ymholiadau priodol, a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i bobl a rhoi gwybod iddynt am ganlyniad eu cwynion.

3. Cwynion Diogelu Data

Dylid defnyddio’r weithdrefn hon ar gyfer cwynion diogelu data:

• pan fydd gwrthrych data yn credu bod y CPS wedi torri deddfwriaeth diogelu data oherwydd y ffordd rydyn ni wedi delio â’i wybodaeth bersonol
• neu wybodaeth bersonol rhywun y mae’n gweithredu ar ei ran

4. Mae’r weithdrefn hon yn ymdrin â chwynion am y canlynol:

• sut mae’r CPS wedi ymateb i gais a wnaed o dan Ddeddf Diogelu Data 2018
• y mesurau diogelwch a ddefnyddir gan y CPS i storio gwybodaeth rhywun, gan gynnwys pryderon a godir gan berson y mae achos o dorri diogelwch data yn effeithio arno, p’un a yw’n adroddadwy i’r rheoleiddiwr ai peidio; neu
• sut mae’r CPS wedi casglu neu ddefnyddio gwybodaeth bersonol rhywun (e.e. ble mae’r wybodaeth wedi cael ei storio neu am ba hyd mae’r CPS wedi’i chadw, neu gywirdeb y wybodaeth)
• unrhyw fater arall sy’n ymwneud â diogelu data.

5. Faint o amser sydd gennyf i wneud cwyn?

Dim ond os cyflwynir cwynion o fewn chwe mis i'r mater y cwynir yn ei gylch y bydd y CPS yn ystyried y gŵyn. Dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y bydd cwynion a geir y tu allan i’r cyfnod hwn yn cael eu hystyried, er enghraifft os daethoch yn ymwybodol o’r mater fwy na chwe mis ar ôl iddo ddigwydd.

6. Sut mae gwneud cwyn diogelu data

Gallwch wneud cwyn diogelu data drwy ein ffurflen ar-lein neu drwy gyflwyno ffurflen gwyno i [email protected] neu yn ysgrifenedig i'r cyfeiriad canlynol:

Jackie Ronchetti OBE
Swyddog Diogelu Data Gwasanaeth Erlyn y Goron
Is-adran Diogelwch a Sicrwydd Gwybodaeth
Gwasanaeth Erlyn y Goron
102 Petty France
San Steffan
Llundain SW1H 9EA

7. Gwybodaeth ategol sydd ei hangen i ymchwilio i gŵyn

Efallai y bydd angen i’r CPS ofyn i rywun sydd wedi gwneud cwyn am brawf o bwy ydyn nhw cyn gallu bwrw ymlaen. Os oes angen gwneud hyn, byddwn yn gofyn amdano cyn gynted â phosib. 
Gellir gwneud cwynion ar ran person arall (er enghraifft gan aelod o’r teulu, cyfreithiwr, gwasanaeth eiriolaeth plant, neu sefydliad nid-er-elw perthnasol arall). Yn yr achosion hyn, bydd y CPS yn gwirio bod y sawl sy’n cwyno wedi’i awdurdodi i weithredu ar ran y person arall. Efallai y bydd hyn yn golygu bod angen tystiolaeth fel:

• atwrneiaeth briodol; neu
• llythyr awdurdodi wedi’i lofnodi gan y person y mae’n gweithredu ar ei ran

Os nad oes tystiolaeth briodol, ni fydd y CPS yn ymchwilio i’r gŵyn.

8. Cwynion diogelu data a wnaed ar y cyfryngau cymdeithasol

Er ei bod yn bosib gwneud cwyn drwy’r cyfryngau cymdeithasol, ni fydd y CPS yn ymateb yn yr un ffordd oherwydd nad yw’n ffordd ddiogel o ddarparu gwybodaeth. Gweler “Sut mae gwneud cwyn Diogelu Data” am ddulliau eraill.

9. Cwynion diogelu data gan blant

Mae gan blant yr un hawliau dros wybodaeth bersonol ag oedolion. Fodd bynnag, mae plant yn haeddu gwarchodaeth benodol oherwydd eu bod yn gallu bod yn llai ymwybodol o risgiau a chanlyniadau prosesu a’u hawliau pan fydd eu gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu.  Wrth ymateb i gŵyn gan blentyn, bydd y CPS yn defnyddio iaith syml a chlir y bydd y plentyn yn gallu ei deall.

10. Sut bydd y CPS yn delio â chwynion diogelu data

Beth i’w ddisgwyl gennym ni

• Bydd y CPS yn gwneud ei orau i gydnabod ei fod wedi cael cwyn o fewn tri diwrnod gwaith.
• Bydd y CPS yn gwneud ei orau i ymchwilio i’r gŵyn a darparu canlyniad o fewn un mis calendr.  Fodd bynnag, gall cwynion cymhleth gymryd mwy o amser i’w datrys.  Os oes angen amser ychwanegol, byddwn yn rhoi gwybod i chi.
• Pan fo angen, bydd y CPS yn gofyn am ragor o wybodaeth neu eglurhad i sicrhau bod ein hymateb o sylwedd yn gyflawn.
• Byddwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymchwiliad i’r sawl sydd wedi cwyno.

11. Ar ôl i ni ymateb i’ch cwyn

Bydd y CPS yn cadw manylion eich cwyn a’r canlyniad yn unol â’r amserlen cadw briodol.
Os ydych chi’n dal yn anfodlon ar ôl cael gwybod beth yw’r canlyniad, mae gennych chi’r hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

12. Adolygu’r Weithdrefn hon ar gyfer Cwynion Diogelu Data

Bydd y weithdrefn gwyno hon yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd neu’n gynt os oes angen newidiadau eraill am unrhyw reswm, e.e. deddfwriaeth.

13. Polisi Adborth a Chwynion y CPS

Mae gan y CPS Bolisi Adborth a Chwynion cyffredinol hefyd, a chanllawiau cysylltiedig. Mae’r Polisi Adborth a Chwynion wedi’i fwriadu ar gyfer cwynion sy’n ymwneud â’r canlynol:

• penderfyniadau cyfreithiol y CPS,
• y ffordd rydyn ni wedi ymddwyn, neu
• cwynion sy’n cynnwys cwynion cyfreithiol a chwynion am wasanaeth.

Mae’r Polisi Adborth a Chwynion a’r canllawiau ar wahân i’r weithdrefn hon ar gyfer Cwynion Diogelu Data.