Gwasanaeth Erlyn y Goron: Nodiadau Technegol Effeithiolrwydd
5 Rhagfyr 2005
Cyflwyniad
- Fe wnaeth adolygiad gwariant 2004 osod targedau effeithiolrwydd newydd i’r CPS gyflawni arbedion o 15 miliwn yn ystod 2005-06, 27 miliwn in 2006-07 a 34 miliwn yn 2007-08. Mae’r targedau’n cwmpasu gweithredu’r rhaglen cyhuddo, gwella amser cynhyrchiol, rhesymoli swyddogaethau cefnogaeth weinyddol a gwella arferion caffael. Mae’r nodiadau technegol hyn yn disgrifio natur y targedau effeithiolrwydd, y termau a ddefnyddir yn y targedau hynny a sut y bydd cynnydd yn cael ei fesur.
- Mae’r prosiectau ymhob ffrwd gwaith wedi eu llywodraethu gan strwythurau rheoli mewnol sydd eisoes yn bodoli ac yn cael eu gweinyddu drwy fethodolegau rheoli prosiect cadarn. Mae mesurau perfformiad i bob prosiect a mecanweithiau priodol ar gyfer casglu ac adrodd ar wybodaeth perfformiad. Mae’r paragraffau canlynol yn disgrifio diffiniadau a systemau mesur, ansawdd monitro a gwaelodliniau pob ffrwd gwaith.
- Mae’r CPS yn disgwyl i’r rhaglen cyhuddo gyfrif am oddeutu 60% o’r arbedion arfaethedig erbyn 2007-08 gyda 20% arall yn dod o effeithiolrwydd amser cynhyrchiol a’r gweddill drwy well effeithiolrwydd wrth ddarparu gwasanaethau corfforaethol ac arbedion i’w cyflawni drwy arferion caffael gwell.
- Y targed cyffredinol ar gyfer enillion effeithiolrwydd yw cyfartaledd o 2.5% o’r gwaelodlin bob blwyddyn (7.5% yn groniadol) dros y tair blynedd SR2004.
| Ffrwd Gwaith 1 | Y Rhaglen Cyhuddo |
| Gweithgaredd | Arbedion effeithiolrwydd drwy weithredu’r rhaglen cyhuddo ar y cyd rhwng yr heddlu a’r CPS. |
| Dull gwaith | Fe roddodd Deddf Cyfiawnder Troseddol 2003 gyfrifoldeb i’r CPS dros benderfynu p’un a ddylid cyhuddo diffynyddion a beth ddylai’r cyhuddiadau fod ymhob achos ond yr achosion mwyaf difrifol. Byddwn yn gwneud arbedion effeithiolrwydd drwy:
|
| Mesur | Mae’r fenter hon wedi ei mesur gan y targedau canlynol:
Mae’r gyfradd athreulio’n mesur cyfran yr achosion nad ydynt yn dod i ben â dedfryd. Mae achosion sydd wedi eu hatal yn achosion sy’n gorfod cael eu dirwyn i ben, er enghraifft, oherwydd tystiolaeth newydd neu lle y bydd tyst yn methu â mynychu’r llys. Mae pledion euog yn cyfeirio at achosion lle y bydd y diffynnydd yn pledio’n euog. Mae cyhuddo’n cyflwyno proses fwy effeithiol ac yn lleihau’r gost gyfartalog fesul achos. |
| Cydbwyso mesurau ansawdd | Mae Cyhuddo yn fesur gwella ansawdd ynddo’i hun, sy’n gobeithio gwella ansawdd cyffredinol y broses gyfiawnder. |
| Monitro | Bydd mesuriadau’n cael eu tracio a’u hadrodd yn fisol. Mae’n pencadlys yn cyfuno ac yn adrodd ar y cyfraddau athreuliad cyffredinol, atal, a phledion euog. |
| Ffynonellau Data | Tynnir data perfformiad o’r System Rheoli Achos Compass (CMS). |
| Ansawdd a Dilysu | Mae ansawdd data’n cael ei sicrhau, gan ei fod yn cael ei gadw yn y system ganolog ar ffurf gyffredin. Gellir cadarnhau ffigyrau, gan fod canlyniadau achosion hefyd yn cael eu cofnodi gan y Llysoedd (yr Adran Materion Cyfansoddiadol). Mae’r tîm prosiect Cyhuddo’n dilysu’r data o fewn y broses adrodd fisol ac mae’n cael ei adolygu gan y Bwrdd Prosiect Cyhuddo. |
| Gwaelodliniau | Llysoedd yr Ynadon = 2001/02. Llysoedd y Goron= 2002/03. |
| Ffrwd Gwaith 2 | Amser cynhyrchiol |
| Gweithgaredd | Arbedion effeithiolrwydd, gwella defnydd systemau TG, gwella defnydd staff. |
| Dull gwaith | Arbedion effeithiolrwydd amser cynhyrchiol drwy:
|
| Mesur | Mae CMS Compass yn rhaglen dechnolegol genedlaethol sy’n tracio, rheoli ac yn cofnodi gwybodaeth llwyth achos. Bydd arbedion yn dod o:
Mae lleoli ar y cyd yn lliflinio’r ymdrech weinyddol o ran paratoi achosion i’r llys ac yn lleihau costau ac mae’n cael ei fesur drwy nifer yr achosion sy’n cael eu gweinyddu drwy’r unedau sydd wedi eu lleoli ar y cyd. Mae HCAs yn gyfreithwyr profiadol sy’n cyflwyno achosion yn rheolaidd yn Llys y Goron ac mewn Llysoedd Uwch eraill. Mae DCWs yn weithwyr achos profiadol sy’n cyflwyno achosion yn Llysoedd yr Ynadon yn rheolaidd. Bydd defnyddio mwy ar HCAs a DCWs yn lle eiriolwyr allanol yn gwella gwerth am arian, dapraru gwasanaethau ac yn darparu effeithiolrwydd o ran briffio achosion a pharatoi achosion. Lle bo eiriolwyr allanol yn fwy costus na staff mewnol, bydd arbed mewn cost ar gyfer pob sesiwn llys sy’n cael ei hysgwyddo gan staff mewnol. |
| Cydbwyso mesurau ansawdd | Mae mesurau ansawdd yn cynnwys:
|
| Monitro | Mae mesuriadau’n cael eu tracio a’u cynnal gan CMS Compass. |
| Ffynonellau data | Mae’r holl ddata wedi ei gadw’n ganolog ar CMS Compass. |
| Ansawdd a dilysu | Mae’r data’n cael ei gofnodi yn y ffynhonnell gan y Swyddfa Ddata berthnasol. Yna, bydd yr holl ddata’n cael ei adolygu gan y bwrdd prosiect perthnasol. |
| Gwaelodliniau | 2001 - 2004. |
| Ffrwd Gwaith 3 | Caffael |
| Gweithgaredd | Arbedion drwy resymoli’r broses caffael. |
| Dull gwaith | Ceir arbedion effeithiolrwydd o’r prisiau is ar gyfer nwyddau a gwasanaethau sy’n cael eu caffael drwy weithredu’r rhaglenni eGaffael, aildendro am reprograffeg a llety. |
| Mesur |
|
| Cydbwyso mesurau ansawdd | Mae’r fenter caffael yn canolbwyntio ar leihau costau nwyddau a gwasanaethau sy’n cael eu pwrcasu eisoes, wrth sicrhau bod ansawdd yn cael ei gynnal. Lle bo angen eitemau neu wasanaethau eraill, mae manyleb safonol yn cael ei datblygu a’i rhoi ar waith. |
| Monitro | Mae cytundebau cyflenwyr yn cael eu hadolygu a’u diwygio’n barhaus yn ôl gofynion ac amserlen prosiect. |
| Ffynonellau Data | Cofnodir y gwariant â chyflenwyr yn ganolog a chaiff ei adolygu gan Dîm Caffael y CPS. |
| Ansawdd a dilysu | Mae ansawdd data’n dibynnu ar godio anfonebau’n gywir a mewnbwn cywir o’r cyfrifon sy’n daladwy. Mae hyn yn cael ei hwyluso drwy staff cyfrifon taladwy penodedig yn y ganolfan busnes cyllid newydd. Adolygir data gwariant yn chwarterol o fewn y prosiect effeithiolrwydd ac yn flynyddol gan y gangen cyfrifon ariannol. |
| Gwaelodliniau | 2002/03. |
| Ffrwd Gwaith 4 | Gwasanaethau Corfforaethol |
| Gweithgaredd | Arbedion drwy resymoli, adleoli ‘r Pencadlys ac ad-drefnu gwasanaethau corfforaethol. |
| Dull gwaith | Roedd gan y CPS 10 Canolfan Gwasanaeth yn darparu cefnogaeth ar gyllid, adnoddau dynol a swyddogaethau gweinyddol eraill i 42 ardal. Mae’r Adolygiad o’r Canolfannau Gwasanaeth yn mynd i’r afael â’r ffordd y mae’r CPS yn darparu gwasanaethau corfforaethol gan leihau nifer y Canolfannau Gwasanaeth i ddarparu gwasanaethau i’r Ardaloedd mor effeithiol ac mor effeithlon ag sy’n bosibl. Mae hefyd yn edrych a oes gwasanaethau cefnogaeth sy’n cael eu darparu gan y Pencadlys ar hyn o bryd y byddai’n well eu datganoli i’r Canolfannau Gwasanaeth. |
| Mesur | Mae mesurau arbedion yn cynnwys:
|
| Cydbwyso mesurau ansawdd | Mae lefelau gwasanaeth ac ansawdd proses wedi eu mesur a’u meincnodi fel rhan o sefydlu’r prosiect. Mae’r meincnodau hyn bellach yn fesur parhaol o ansawdd. |
| Monitro | Mae monitro cost a lefel gwasanaeth yn cael ei wneud yn ganolog gan dîm Adolygu’r Canolfannau Gwasanaeth. |
| Ffynonellau data | Mae data’n cael eu gasglu’n lleol, a’i goladu a’i adolygu gan Dîm Adolygu’r Canolfannau Gwasanaeth. |
| Ansawdd a dilysu | Mae ansawdd y data’n cael ei fonitro drwy’r broses adrodd fisol. Mae asesu risg yn cael ei wneud fel rhan o hyn, a chynhelir a diwedderir cofrestr risg lawn yn barhaus. Bydd Tîm Adolygu’r Canolfannau Gwasanaeth yn dilysu’r data. |
| Gwaelodliniau | 2002/03. |