Caffael y CPS
Proffil Prynwyr Erlyn y Goron
Cyflwyniad
Bydd Gwasanaeth Erlyn y Goron yn prynu amrywiaeth eang o wasanaethau yn bennaf. Yn eu plith mae:
- Glanhau swyddfeydd
- Arlwyo
- Diogelwch
- Reprograffeg
- Rheoli cyfleusterau
- Gwasanaethau teithio (gan gynnwys llogi ceir, gwestai, teithio awyr a rheilffyrdd)
- Ymgynghorwyr rheoli
- Gwasanaethau cyfreithiol
- Hyfforddiant a datblygu
- Gwasanaethau rheoli stadau
Byddwn hefyd yn prynu cyflenwadau, gan gynnwys:
- Deunydd ysgrifennu a nwyddau traul
- Argraffu
- Dodrefn ac eitemau dodrefnu
- Peiriannau swyddfa
- Fideos ac offer recordio
- Cyflenwadau a gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth
Llofnododd y CPS Gontract 10 mlynedd PFI (Menter Cyllid Preifat), o’r enw Compass, gyda Logica UK Limited ar 31 Rhagfyr 2001.
Bellach Logica sy’n gyfrifol am ddarparu gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth, gan gynnwys gweithredu rhaglen o welliannau i’n gwasanaeth a datblygu atebion Technoleg Gwybodaeth i fodloni anghenion busnes y CPS.
Manylion sefydliadol
| Enw’r Sefydliad: | Gwasanaeth Erlyn y Goron |
| Cyfeiriad: | 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y DEYRNAS UNEDIG |
Manylion cysylltu
| Teitl: | Mr |
| Enw a Roddwyd: | James |
| Cyfenw: | Carter |
| Swydd: | Swyddog Polisi Caffael |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8404 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | james.carter@cps.gsi.gov.uk |
| Iaith: | Saesneg |
| Teitl: | Mr |
| Enw a Roddwyd: | Gordon |
| Cyfenw: | Cranford |
| Swydd: | Pennaeth Caffael a Gwasanaethau Masnachol |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8233 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | gordon.cranford@cps.gsi.gov.uk |
| Iaith: | Saesneg |
| Teitl: | Mr |
| Enw a Roddwyd: | Shaukat |
| Cyfenw: | Hussain |
| Swydd: | Rheolwr Prosiectau Caffael |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8462 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | shaukat.hussain@cps.gsi.gov.uk |
| Teitl: | Mr |
| Enw a Roddwyd: | David |
| Cyfenw: | Light |
| Swydd: | Operations Manager |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8406 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | david.light@cps.gsi.gov.uk |
| Iaith: | Saesneg |
| Teitl: | Miss |
| Enw a Roddwyd: | Nichola |
| Cyfenw: | Luu |
| Swydd: | Procurement Projects Manager |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8683 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | nichola.luu@cps.gsi.gov.uk |
| Iaith: | Saesneg |
| Teitl: | Ms |
| Enw a Roddwyd: | Monika |
| Cyfenw: | Wasilewska |
| Swydd: | Senior Procurement Policy and Strategic Contracts Manager |
| Cyfeiriad: | HQ 3rd Floor Room 317, 50 Ludgate Hill |
| Tref: | Llundain |
| Côd Post: | EC4M 7EX |
| Gwlad: | Y Deyrnas Unedig |
| Ffôn: | +44 (0)20 7796 8408 |
| Ffacs: | +44 (0)20 7796 8463 |
| E-bost: | monika.wasilewska@cps.gsi.gov.uk |
| Iaith: | Saesneg |
Polisi Caffael Cynaliadwy
Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron yn ymrwymo i hybu cadwraeth a gwella’r amgylchedd.
Dyma ein polisi ar Gaffael Cynaliadwy:
- Cydymffurfio â deddfwriaeth amgylcheddol a gofynion rheoleiddio;
- Hybu ymwybyddiaeth amgylcheddol ymysg cyflenwyr a chontractwyr;
- Prynu cynhyrchion a gwasanaethau sy’n llai niweidiol i’r amgylchedd;
- Ystyried ffactorau amgylcheddol wrth wneud penderfyniadau am gaffael; a
- Datblygu ymwybyddiaeth o faterion amgylcheddol o fewn yr Adran.
Lle bo’n briodol, bydd manylebau nwyddau a gwasanaethau yn cynnwys meini prawf amgylcheddol ond fe’u prynir yn y ffordd arferol trwy dendro cystadleuol gan geisio cael y gwerth gorau am arian.
Bydd yr Adran yn:
- Ymchwilio a dilyn canllawiau sy’n ymwneud â’r amgylchedd;
- Cynnwys amodau neu feini prawf amgylcheddol mewn manylebau a dogfennau tendro ble bo’n berthnasol;
- Pwyso a mesur manylebau a thendrau gan roi sylw priodol i bwyntiau amgylcheddol; ac
- Annog cyflenwyr a chontractwyr i gefnogi ein menter trwy fynd ati eu hunain i weithredu.
Ble rhoddir amodau amgylcheddol, bydd y pwyso a mesur fel arfer yn rhoi ystyriaeth i:
- Cydymffurfio â rheoliadau;
- Effeithiau amgylcheddol a mesur perfformiad;
- Trefniadau rheoli amgylcheddol presennol; ac
- Ymrwymiad i wella rheoli a phrosesau.
Polisi caffael: Cydraddoldeb ac amrywiaeth
Mae’r CPS yn gweld gwerth yng nghyfraniad pawb ac yn credu bod llwyddiant a dyfodol y CPS yn dibynnu ar ansawdd y gwasanaeth a ddarparwn, ac ar ennill ymddiriedaeth y gymuned a wasanaethwn. Rydym yn gwerthfawrogi’r gefnogaeth a gawn gan ein cyflenwyr nwyddau a gwasanaethau, ac yn ystyried bod eu hymrwymiad i’r amcan hwn yn chwarae rhan bwysig i’n helpu i gyrraedd ein nod. Er mwyn i bawb deimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi a helpu unigolion i roi o’u gorau, mae’n hanfodol ein bod yn anelu at greu a chynnal amgylchedd gwaith sy’n deg i bawb ac yn rhydd rhag gwahaniaethu, aflonyddu, fictimeiddio a bwlio.
Trwy ymrwymo, gweithredu ac adolygu, rydym yn awyddus i sicrhau ein bod yn cael cyfle i elwa ar gyflogaeth, hyfforddiant a datblygiad sy’n briodol ar gyfer ein galluoedd ni waeth beth fo ein rhyw, lliw, hil, crefydd, tarddiad ethnig neu genedlaethol, anabledd, oedran, statws priodasol, patrwm gwaith, gwleidyddiaeth, tueddfryd rhywiol na newid rhyw. Wrth fynd ati i roi contract i gyflenwyr i ddarparu nwyddau a gwasanaethau, byddwn yn ceisio meithrin perthynas fusnes gyda’r cyflenwyr hynny sy’n cefnogi a mabwysiadu egwyddorion tebyg o fewn eu busnesau eu hunain. Bydd hyn yn rhan o’n meini prawf cyffredinol wrth ddewis cyflenwyr i ddarparu nwyddau a gwasanaethau i’n sefydliad.
Trwy gael CPS sy’n amrywiol ac sy’n cynrychioli’r gymuned leol, a ble mae pobl yn gwerthfawrogi ei gilydd, bydd hyn o gymorth i ni wella’r gwasanaeth a ddarparwn i bawb sy’n dod i gysylltiad â ni.
Polisi caffael: Moeseg
Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron yn anelu at gynnal perthynas agored a chydweithredol gyda chyflenwyr a darpar gyflenwyr. Er mwyn gwneud hyn byddwn yn ceisio arfer y safonau uchaf o ran onestrwydd, unplygrwydd, tegwch a gwrthrychedd. Ym mhob peth, byddwn yn ceisio bod yn deg, effeithlon a chwrtais.
Yn gyfnewid am hynny, byddwn yn disgwyl i chi gadw at safonau tebyg o ran unplygrwydd, proffesiynoldeb, cydweithrediad, cwrteisi, gallu ac effeithlonrwydd.
Rydym yn disgwyl i chi gadw at safonau moesegol uchel wrth ddelio â ni. Hefyd, byddwn yn disgwyl i’r nwyddau a’r gwasanaethau y byddwch yn eu darparu gadw at ein gofynion a byddwn yn disgwyl i chi ddarparu’r nifer briodol, yr ansawdd priodol, ar yr adeg briodol ac yn ôl y pris y cytunwyd arno.
Polisi talu
Mae’r CBI wedi cyflwyno côd talu prydlon sy’n cael ei gydnabod yn eang yn y byd masnachol. Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron wedi mabwysiadu egwyddorion y côd hwnnw a bydd ein staff prynu a chyfrifo yn cadw at yr egwyddorion hynny.
Rydym yn ymrwymo i dalu i gyflenwyr yn unol â thelerau eu contract gyda ni. Os na chytunwyd ar delerau penodol, byddwn yn talu 30 diwrnod o dderbyn anfoneb ddilys neu o dderbyn y nwyddau/gwasanaethau (pa un bynnag yw’r diweddaraf).
Er mwyn bodloni ein rhwymedigaeth gytundebol, mae’n bwysig bod eich anfoneb yn cynnwys y manylion angenrheidiol er mwyn i ni ei chyfateb â’r archeb/contract gwreiddiol.
Yn benodol, mae’n hanfodol eich bod yn nodi:
- Costau;
- Costau danfon;
- TAW; ac
- Unrhyw Rif Archeb neu gyfeirnod Contract a roddir gennym adeg archebu neu adeg gosod y Contract.
Os bydd rhywfaint o’r wybodaeth ar goll, fe all arwain at oedi cyn i chi dderbyn taliad.
Polisi cwynion Gwasanaeth Erlyn y Goron
Byddwn yn ceisio delio â chwynion yn sensitif, teg a chyfrinachol. Os oedd gennych le i gwyno, byddwn yn ymddiheuro, ceisio datrys y mater a chymryd camau i sicrhau na fydd yn digwydd eto.
Byddwn yn ceisio ymateb i’ch cwyn o fewn tri diwrnod gwaith. Os na fyddwn yn gallu anfon ateb llawn atoch o fewn y cyfnod hwnnw, byddwn yn cydnabod derbyn eich llythyr a cheisio anfon ateb llawn o fewn 10 diwrnod gwaith.
Dylech anfon cwynion at y cyfeiriad canlynol:
Uned Ohebu y CPS
50 Ludgate Hill
Llundain EC4M 7EX
Ffôn: 020 7796 8500 – gallwn recordio galwadau
e-bost: complaints@cps.gsi.gov.uk
Gwybodaeth ychwanegol am brynu
Dewis y cyflenwr mwyaf addas yw un o benderfyniadau pwysicaf unrhyw gontract ac mae’n allweddol o ran cael gwerth am arian.
Mae’r broses ddewis sy’n arwain at benodi cyflenwyr yn dilyn tri phrif gam; cyn tendro, ble byddwn yn nodi darpar gyflenwyr, gwahoddiad, ble byddwn yn gofyn am bris neu’n anfon dogfennau tendro, a phwyso a mesur a dyfarnu ble byddwn yn mynd trwy’r broses ddewis a dyfarnu’r contract.
Cyn tendro
Sut byddwn yn dod o hyd i gyflenwyr?
Byddwn yn defnyddio amryw o wahanol ffynonellau i nodi darpar gyflenwyr, er enghraifft:
- Enw da
- Ymweliadau
- Catalogau gwerthwyr
- Gwybodaeth fasnachol
- Tudalennau Melyn
- Cynrychiolwyr/staff gwerthu
- Arddangosiadau masnachol
- Hysbysebion yn y wasg leol, genedlaethol neu yng ngwasg y diwydiant
- Y rhyngrwyd
Gyda chontractau sy’n uwch na gwerth trothwy y Comisiwn Ewropeaidd byddwn hefyd yn chwilio am fudd trwy hysbysebu yn yr Atodiad i Gyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd. (Mae rhagor o wybodaeth am dendrau’r Comisiwn Ewropeaidd, gan gynnwys y trothwy ariannol presennol ar gyfer tendro, i’w chael ar wefan Swyddfa Masnach y Llywodraeth: www.ogc.gov.uk).
Ffrwyth pob ymarferiad o’r fath yw rhestr o gyflenwyr sy’n derbyn gwahoddiad i roi pris neu dendro.
Byddwn yn rhoi digon o amser i ddychwelyd cynigion tendro yn unol â Rheolau Caffael y Comisiwn Ewropeaidd a hysbysebir.
Yn gyfnewid am hynny, bydd arnom angen y wybodaeth ganlynol gan ddarpar gyflenwyr:
- Cydnabyddiaeth iddynt dderbyn y gwahoddiad;
- Cynnig ysgrifenedig clir sy’n bodloni’r gofynion, sy’n rhoi tystlythyrau, sy’n nodi amseroedd anfon, a sail y costau neu’r ffïoedd;
- Datgelu unrhyw wrthdaro buddiannau, a allai ddylanwadu ar y contract arfaethedig.
Pwyso a Mesur
Nod y broses bwyso a mesur yw nodi’r tendr neu’r tendrau sy’n cynnig y gwerth gorau am arian yn gyffredinol ar gyfer y pryniant dan sylw. Byddwn yn rheoli’r ffordd y byddwn yn pwyso a mesur tendrau gan wneud hynny’n wrthrychol a diduedd. Wrth bwyso a mesur a thrafod gyda chyflenwyr maes o law, yn gyffredinol fe ddaw’n amlwg pa un yw’r tendr llwyddiannus. Weithiau, ni fydd pwyso a mesur fel hyn yn gwahanu’r tendrau a dan yr amgylchiadau hyn gallwn ofyn i’r rhai ar y rhestr fer ddarparu samplau neu arddangos eu cynhyrchion neu wasanaethau. Mae’n bosib hefyd y bydd angen trefnu i ymweld â safle’r cyflenwyr ar y rhestr fer. Byddwn hefyd yn mynd ar ôl unrhyw dystlythyrau y gofynnwyd amdanynt.
Dyfarnu
Unwaith y bydd y penderfyniad wedi’i wneud yn dilyn pwyso a mesur, bydd y cyflenwyr llwyddiannus ac aflwyddiannus yn cael gwybod trwy lythyr yn ddioed. O fewn ffiniau cyfrinachedd masnachol byddwn yn darparu adborth i’r rhai sy’n tendro’n llwyddiannus ac aflwyddiannus, ar eu cais.