Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio

Cyfansoddiad

Sefydlwyd Pwyllgor Archwilio y CPS gan y Swyddog Cyfrifo a’r Swyddog Cyfrifo Ychwanegol, ac mae’n adrodd i’r Swyddogion Cyfrifo drwy’r Bwrdd.

Pen y dudalen

Aelodaeth

Y Bwrdd sy’n penodi’r Pwyllgor. Mae’n cael ei gadeirio gan aelod anweithredol o’r Bwrdd, ac yn cynnwys y Cadeirydd, aelod anweithredol arall, a thri aelod o’r CPS (Cyfarwyddwr y Pencadlys, CCP ac ABM).

Er mwyn cael cworwm mewn cyfarfod, rhaid i leiafswm o dri aelod fod yn bresennol. Mae aelodau’n gyfrifol yn bersonol am fynychu’r Pwyllgor ac nid yw’n dderbyniol i anfon dirprwy.

Pen y dudalen

Mynychu cyfarfodydd

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid, Pennaeth Archwilio Mewnol, cynrychiolwyr y gwasanaeth Archwilio Mewnol, Pennaeth yr Adran Cynllunio a Newid Strategol, y Rheolwr Gwella Risg a chynrychiolwyr yr Archwilwyr Allanol a’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol yn mynychu cyfarfodydd ar wahoddiad y Pwyllgor.

O leiaf unwaith y flwyddyn, mae’n bosibl y bydd y Pwyllgor am gyfarfod â’r archwilwyr mewnol ac allanol ar ei ben ei hun.

Pen y dudalen

Mynediad

Bydd y Pennaeth Archwilio Mewnol a’r cynrychiolydd Archwilio Allanol â mynediad rhydd a chyfrinachol i Gadeirydd y Pwyllgor.

Pen y dudalen

Amlder y Cyfarfodydd

Bydd y Pwyllgor yn cyfarfod o leiaf 4 gwaith y flwyddyn er mwyn:

• cytuno’r cynllun archwilio blynyddol (Chwefror);
• ystyried ac ardystio Adroddiad Blynyddol Drafft y Pennaeth Archwilio Mewnol i’r Swyddogion Cyfrifo a Bwrdd y CPS, i gytuno ac ardystio’r Datganiad Terfynol ar Reolaeth Fewnol i Fwrdd y CPS (Ebrill);
• adolygu ac ystyried sylwadau’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol am y cyfrifon blynyddol ac arwyddo Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol (Gorffennaf);
• adolygu cynnydd yn erbyn cynlluniau, datblygiadau mawr a mentrau rheolaeth adrannol yn ystod canol blwyddyn (Hydref). Cynllunio cydweithredu archwilio mewnol/allanol ar gyfer y flwyddyn nesaf yn dod i ben 31 Mawrth.

Caiff archwilwyr mewnol neu allanol ofyn am gyfarfod os barnant fod hynny’n angenrheidiol.

Caiff Cadeirydd y Pwyllgor gynnull cyfarfodydd ychwanegol, fel y barno’n briodol.

Pen y dudalen

Awdurdod

Awdurdodir y Pwyllgor gan Fwrdd y CPS i:

• archwilio unrhyw weithgaredd sydd o fewn ei gylch gorchwyl;
• Chwilio am wybodaeth y mae ei hangen arno gan unrhyw un o weithwyr y Gwasanaeth a chyfarwyddir pob gweithiwr i gydweithio ag unrhyw gais a wneir gan y Pwyllgor;
• cael cyngor cyfreithiol proffesiynol allanol neu annibynnol. Caiff y cynghorwyr o’r fath fynychu cyfarfodydd fel bo’r angen.

Pen y dudalen

Cyfrifoldebau

Gellir rhannu cyfrifoldebau’r Pwyllgor fel a ganlyn:

Pen y dudalen

Rheolaeth Fewnol a Llywodraethiant Corfforaethol

• Adolygu systemau a phroses rheolaeth a llywodraethiant mewnol. Mae hyn yn cynnwys adolygu adroddiadau’r rheolwyr a’r archwilwyr mewnol ar effeithiolrwydd systemau rheolaeth fewnol, llywodraethiant a rheoli risg.
• Gwerthuso’r amgylchedd rheoli.
• Cynghori’r Swyddogion Cyfrifo a Bwrdd y CPS ar risg, blaenoriaethau busnes ac anghenion rheoli risg ac adrodd iddynt eu pryderon a materion penodol, e.e. lle bydd risgiau busnes yn cael eu cario’n amhriodol.
• Adolygu’r gweithdrefnau ar gyfer delio â honiadau gan ‘chwythwyr chwiban’.
• Adolygu a herio, lle bo angen, gweithredoedd a barn rheolwyr, o ran y datganiadau ariannol dros dro a blynyddol gan dalu sylw penodol i;
• bolisïau ac arferion cyfrifo critigol a newidiadau iddynt;
• penderfyniadau sydd angen elfen fawr o ddyfarniad;
• y graddau y mae’r datganiadau ariannol wedi eu heffeithio gan unrhyw drafodion anghyffredin yn ystod y flwyddyn;
• addasiadau arwyddocaol sy’n deillio o’r archwiliad;
• llythyr rheolaeth yr Archwilwyr Allanol;
• Arwyddo’r Datganiad Rheolaeth Fewnol; a,
• dilyn i fyny ar adroddiadau PAC.

Pen y dudalen

Archwilio Mewnol

• Adolygu’r rhaglen archwilio mewnol a sicrhau bod y swyddogaeth archwilio mewnol yn meddu ar adnoddau digonol a bod trefniadau digonol yn eu lle ar gyfer archwilio mewnol o fewn y Gwasanaeth sy’n adlewyrchu gofynion GIAM.
• Ardystio rôl, cyfrifoldebau ac awdurdod y Pennaeth Archwilio Mewnol a chymeradwyo’r Siartr Archwilio Mewnol.
• Derbyn ac adolygu adroddiadau cynnydd archwilio mewnol.
• Adolygu gweithredoedd a gymerwyd gan y rheolwyr ar argymhellion archwilio.
• Adolygu ac ardystio adroddiad sicrwydd blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.

Pen y dudalen

Archwilio Allanol

• Adolygu’r strategaeth a’r cynllun Archwilio Allanol.
• Adolygu’r llythyrau rheolaeth Archwilio Allanol ac ymateb y rheolwyr.
• Adolygu perfformiad Archwilio Allanol.
• Sicrhau cydweithredu ac ymgynghori effeithiol rhwng archwilwyr mewnol ac allanol gan gynnwys y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.

Pen y dudalen

Eitemau Sefydlog yr Agenda

Ar gyfer pob cyfarfod, bydd rhain yn cynnwys:

• Crynodeb o unrhyw newidiadau arwyddocaol i gofrestr risg y sefydliad.
• Adroddiad cynnydd gan yr archwilwyr allanol sy’n crynhoi’r gwaith a wnaed a’r canfyddiadau sy’n dod i’r golwg
• Adroddiad cynnydd gan y Pennaeth Archwilio Mewnol yn crynhoi:
• y gwaith a wnaed o’i gymharu â’r gwaith y bwriedid ei wneud;
• materion allweddol sy’n deillio o waith archwilio mewnol;
• ymateb y rheolwyr i argymhellion archwilio;
• newidiadau i’r cynllun archwilio blynyddol; ac,
• unrhyw faterion adnoddau sy’n effeithio ar ddarparu nodau archwilio mewnol.

Pen y dudalen

Gweithdrefnau adrodd

Bydd Ysgrifennydd y Pwyllgor (i’w ddarparu gan yr uned Archwilio Mewnol) yn cylchredeg cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor i holl aelodau Bwrdd y CPS. Bydd cadeirydd y Pwyllgor yn mynychu cyfarfodydd y Bwrdd er mwyn darparu adroddiadau ar waith y Pwyllgor.

Bydd aelodau’r Pwyllgor yn cynnal adolygiad blynyddol o’u gwaith a’r Cylch Gorchwyl hwn ac yn gwneud argymhellion i’r Bwrdd.

Pen y dudalen