Polisi Cwynion

Sut i wneud cwyn neu roi adborth i Wasanaeth Erlyn y Goron

Cwynion

Cyflwyniad

Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yn anelu at ddarparu'r safon uchaf o wasanaeth a gwneud pethau'n iawn. Fodd bynnag, bydd adegau pan na wnawn hynny.

Os ydych yn anfodlon gyda'r gwasanaeth yr ydym wedi ei ddarparu a'ch bod am wneud cwyn, dylech ddilyn y cyfarwyddyd yn y rhan hon o'r llyfryn.

Am beth alla i gwyno?

Cewch gwyno am unrhyw agwedd ar ein gwasanaeth.

Dim ond gwybodaeth gyfyngedig y gellir ei darparu mewn achosion sydd ar y gweill. Rydym yn cadw'r hawl i beidio ag ymdrin â chwyn mewn achos sydd ar y gweill, os byddai gwneud hynny yn niweidio'r achos.

Ni allwn wneud sylw ynglŷn ag ymddygiad sefydliadau eraill, megis yr heddlu, y llysoedd neu'r farnwriaeth. Os oes gennych gŵyn yn erbyn sefydliad arall, dylech ei gyfeirio atynt hwy. Ceir rhestr o rifau cyswllt ar gyfer y rhain a chyrff defnyddiol eraill o dan "Manylion Cyswllt" ar ddiwedd y llyfryn hwn.

Pwy all gwyno?

Ni fyddwn yn ymdrin â'ch cwyn oni bai fod gennych ran uniongyrchol yn y gwasanaeth yr ydych am gwyno yn ei gylch. Mewn achosion, y dioddefwr fydd hwn fel arfer (neu mewn achosion pan fu farw'r dioddefydd, eu teulu), tyst, diffynnydd neu gyfreithiwr yn gweithredu ar eu rhan.

Gallwch enwebu cynrychiolydd i gwyno ar eich rhan. Bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i'r cynrychiolydd weithredu ar eich rhan. Byddwn yn cysylltu gyda'r cynrychiolydd ac yn ymdrin ag ef fel pe bai ef yn gwneud y gŵyn.

Nid yw trefn gwyno'r CPS yn ffordd i ddiffynyddion geisio cael achosion yn eu herbyn neu i wrthdroi eu heuogfarn. Os ydychchi'n ddiffynnydd yn y sefyllfa hon ni fydd eich cwyn yn cael ei hystyried fel rhan o'n trefn gwyno. Dylech geisio cyngor cyfreithiol annibynnol.

Os ydych yn aelod o'r cyhoedd sydd heb gysylltiad gyda'r mater yr ydych am gwyno yn ei gylch, mae gennych hawl i dderbyn eglurhad gan y rheolwr perthnasol sy'n gyfrifol am y pwnc sy'n destun cwyn. Ni fydd eich cwyn, fodd bynnag, yn mynd ymlaen drwy'r drefn gwyno.

Faint o amser sydd gen i i wneud cwyn?

Dim ond y cwynion a dderbynnir o fewn chwe mis i'r mater y cwynir yn ei gylch y byddwn yn eu hystyried. Os na wnewch eich cwyn o fewn y cyfyngiad amser hwn, ni fyddwn yn archwilio eich cwyn.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon yn dilyn ateb eich cwyn a'ch bod am fynd â'ch cwyn ymhellach, dylech wneud hynny o fewn un mis. Os na fyddwch yn dilyn eich cwyn o fewn y cyfyngiad amser hwn, byddwn yn gwrthod archwilio'ch cwyn ymhellach.

Sut bydd fy nghwyn yn cael ei thrin a beth fydd y canlyniad?

Rydym yn anelu at ymdrin â chwynion yn sensitif, yn deg ac yngyfrinachol (o fewn ein goblygiadau cyfreithiol). Byddwn yn dweud wrthych os bydd eich cwyn yn cael ei chadarnhau, naill ai'n llwyr neu'n rhannol, neu'n cael ei gwrthod.

Os oes sail i'ch cwyn byddwn ni'n ymddiheuro, yn ceisio gwneud iawn am y mater, os oes modd, ac yn cymryd camau i sicrhau na fydd yn digwydd eto. Fodd bynnag, nid yw'n bolisi i ni dalu iawndal i aelodau'r cyhoedd.

Sut alla i gwyno?

Gallwch gwyno dros y ffôn wrth aelod o staff y CPS, yn ysgrifenedig (naill ai drwy lythyr neu drwy gwblhau'r ffurflen a gynhwysir yn y llyfryn hwn), neu drwy ein gwefan: www.cps.gov.uk

Er y byddwn yn ceisio datrys eich cwyn dros y ffôn, gallwn ofyn i chi gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig (er enghraifft os na allwn fod yn glir beth yw natur eich cwyn dros y ffôn neu os yw eich cwyn yn un gymhleth). Mae'n rhaid darparu pob cwyn ar y trydydd cam yn ysgrifenedig.

Os na allwch gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig, rydym yn fodlon ei derbyn:

• ar dâp sain neu dâp fideo; neu
• yn ysgrifenedig drwy ffrind, perthynas, eiriolwr, neu aelod o gorff anstatudol megis Cyngor ar Bopeth ar eich rhan. Bydd angen i chi ddarparu caniatâd ysgrifenedig yn cadarnhau fod gan y cynrychiolydd yr awdurdod i weithredu ar eich rhan.

Pa wybodaeth sydd angen i mi ei darparu?

Er mwyn sicrhau y gellir ymdrin â'ch cwyn yn gyflym ac yn effeithlon, dylech nodi eich bod yn gwneud cwyn o dan y drefn gwyno a darparu manylion llawn ynglŷn â'ch cwyn.

Dylech gynnwys eich:

• enw llawn;
• perthynas gyda'r sawl sy'n destun y gŵyn; a'ch
• cyfeiriad post.

Os yw eich cwyn yn ymwneud ag achos, dylech hefyd gynnwys:

• enw(au) y diffynydd(ion); Noder ein bod angen enw(au) y diffynydd(ion) er mwyn nodi'r achos.
• natur a dyddiad(au) unrhyw drosedd(au);
• y fan lle digwyddodd y digwyddiad(au);
• yr heddlu a ymchwiliodd i'r drosedd/troseddau; a'r
• llys(oedd) a ymdriniodd â'r achos (os cyrhaeddodd yr achos y llys).

Os ydych eisoes wedi ceisio datrys eich pryderon yn anffurfiol gyda'r CPS, dylech ddarparu manylion yr aelod o staff y CPS a'ch cynorthwyodd.

Pa bryd alla i ddisgwyl ymateb?

• Rydym yn anelu at gydnabod eich cwyn o fewn 3 diwrnod gwaith o'i derbyn.
• Rydym yn anelu at ateb cwynion yng nghyfnodau un a dau o fewn 20 niwrnod gwaith o'u derbyn.
• Rydym yn anelu at ateb cwynion yng ngham tri o fewn 40 diwrnod gwaith o'u derbyn.

Os na allwn fodloni'r targedau hyn, byddwn yn cysylltu â chi i egluro pam na allwn eu bodloni ac erbyn pa bryd y gobeithiwn ymateb.

Beth yw'r camau yn y drefn gwyno?

Datrysiad anffurfiol

Bydd nifer o unigolion sy'n anfodlon â'r gwasanaeth yr ydym wedi ei ddarparu eisiau i rywun edrych ar y broblem cyn gynted a bo modd. Y cam cyntaf yw cysylltu â'r swyddfa neu'r aelod o staff fu'n ymdrin â'r mater. Os na allwn ddatrys eich anfodlonrwydd yna mae'n bosibl y byddwch am wneud cwyn ffurfiol.

Y cam cyntaf

Bydd eich cwyn yn cael ei chyfeirio yn gyntaf at y rheolwr perthnasol sy'n gyfrifol am destun y gŵyn. O ran cwynion am ein gwaith achos, y rheolwr gyfreithiwr priodol fydd hwn fel arfer. Bydd yn ymchwilio i'ch cwyn ac yn rhoi ateb i chi.

Yr ail gam

Bydd cwynion sydd heb eu datrys yn cael eu cyfeirio at reolwr uwch. O ran cwynion am ein gwaith achos, Prif Erlynydd y Goron fydd hwn fel arfer. Bydd yn ymchwilio i'ch cwyn ac yn rhoi ateb i chi.

Y trydydd cam

Bydd cwynion sydd heb eu datrys ar yr ail gam yn cael eu cyfeirio at ein Huned Ohebiaeth. Byddant hwy'n ystyried y materion yr ydych wedi eu codi ac yn rhoi gwybod i chi sut y bydd y mater yn cael ei drin. Gall hyn olygu cyfeirio'r gŵyn at aelod arall o staff fydd yn ymchwilio iddi ac yn rhoi ateb i chi.

Nid yw'n arferol i'r Uned Ohebiaeth ystyried cwynion yn ymwneud ag achosion sydd ar y gweill, gan y gall hyn niweidio'r achos.

Swyddfa'r Twrnai Cyffredinol

Os ydych wedi disbyddu'n trefn gwyno ond yn parhau i fod ynanfodlon gyda'r modd yr ymdriniwyd â'ch cwyn, gallwch gyfeirio eich cwyn at Swyddfa'r Twrnai Cyffredinol. Bydd y Swyddfa'n ystyried a yw'r CPS wedi cymhwyso'r polisi cwynion a'r canllawiau'n gywir. Ni fydd, fodd bynnag, yn adolygu unrhyw benderfyniadau cyfreithiol.

Adborth

Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yn annog aelodau'r cyhoedd i ddarparu adborth cadarnhaol a negyddol i ni ar ein polisïau,gweithdrefnau, gwasanaethau a pherfformiad. Rydym yn croesawu eich barn am eich profiad o ymwneud â ni neu eich barn am unrhyw rai o'n gwasanaethau.

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd ddarparu adborth i'r CPS ac nid oes terfyn amser ar gyfer darparu adborth i ni.

Byddwn yn cofnodi ac yn dadansoddi eich adborth er mwyn datblygu ein gwasanaethau fel y byddant yn parhau i fodloni anghenion y cyhoedd.

• Pe baech yn hoffi darparu adborth ffurfiol i ni, gallwch wneud hynny:
• drwy lenwi'r ffurflen yn y llyfryn hwn a'i hanfon at y cydlynydd cwynion/adborth ar gyfer yr Ardal neu Gyfarwyddiaeth CPS berthnasol;
• drwy lythyr at y cydlynydd cwynion/adborth ar gyfer yr Ardal neu'r Gyfarwyddiaeth CPS;
• dros y ffôn; neu
• drwy gyfrwng ein gwefan.

Gellir cael rhagor o wybodaeth ddefnyddiol, megis manylion cyswllt ar gyfer swyddfeydd Ardal, ar ein gwefan. Fel arall, gallwch ffonio Ymholiadau CPS ar 020 335 70899 er mwyn cael y wybodaeth hon.

Manylion Cyswllt

Gellir cael gwybodaeth ddefnyddiol, megis manylion cyswllt ar gyfer swyddfeydd Ardal, ar ein gwefan: www.cps.gov.uk

Cysylltiadau Gwasanaeth Erlyn Y Goron

Uned Ohebiaeth y CPS

Ffôn: 020 335 70899

E-bost ymholiadau cyffredinol: enquiries@cps.gsi.gov.uk

Ceisiadau Deddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Ddeddf Diogelu Data

Ffôn: 020 335 70000 (switsfwrdd)

E-bost: FOIUnit@cps.gsi.gov.uk

Adnoddau Dynol

Ffôn: 020 335 70000 (switsfwrdd)

E-bost: HR.Advice@cps.gsi.gov.uk

Ffôn: 01512396388 (recriwtio)

E-bost: Recruitment@cps.gsi.gov.uk

Polisi

Ffôn: 020 335 70000 (switsfwrdd)

E-bost: HQPolicy@cps. vcgsi.gov.uk

Caffael

Ffôn: 020 335 70000 (switsfwrdd)

E-bost: procurement@cps.gsi.gov.uk

Costau tystion yr erlyniad

Ffôn: 01924 205 221/261

E-bost: witness.expensesenquiry@cps.gsi.gov.uk.

Cyhoeddiadau

Ffôn: 020 335 70913

E-bost: publicity.branch@cps.gsi.gov.uk

Sefydliadau defnyddiol eraill

Swyddfa'r Twrnai Cyffredinol

Ffôn: 020 7271 2492

E-bost: correspondenceunit@attorneygeneral.gsi.gov.uk

Gwefan: www.attorneygeneral.gov.uk

Y Swyddfa Gartref

Ffôn: 020 7035 4848

E-bost: public.enquiries@homeoffice.gsi.gov.uk

Gwefan: www.homeoffice.gov.uk

Comisiwn Cwynion Annibynnol yr Heddlu

Ffôn: 08453 002 002

E-bost: enquiries@ipcc.gov.uk

Gwefan: www.ipcc.gov.uk

Y Weinyddiaeth Gyfiawnder

Ffôn: 020 3334 3555

E-bost: general.queries@justice.gsi.gov.uk

Gwefan: www.justice.gov.uk

Cymorth i Ddioddefwyr

Ffôn: 0845 30 30 900

E-bost: supportline@victimsupport.org.uk

Gwefan: www.victimsupport.org.uk

Cyngor ar Bopeth

Chwiliwch am eich CAB lleol:

www.citizensadvice.org.uk/index/getadvice

Gwefan: www.citizensadvice.org.uk