Cyfarwyddyd Adborth a Chwynion

Sut i wneud cwyn neu roi adborth a chyflwyno cwyn i Wasanaeth Erlyn y Goron

Cynnwys

Polisi adborth a chwynion

  • Cyflwyniad
  • Ein Hymrwymiad
  • Beth mae'r polisi yn ei gynnwys?
  • Datrys yn Gynnar

Trefn adborth

  • Sut gallaf fi roi adborth?
  • Sut fydd fy adborth yn cael ei ddefnyddio?

Trefn gwynion

  • Pwy all gyflwyno cwyn?
  • Sut gallaf fi gyflwyno cwyn?
  • Pa wybodaeth fydd angen i mi ei rhoi?
  • Pa mor hir sydd gennyf i gyflwyno cwyn?
  • Sut fydd fy nghŵyn yn cael ei thrin a beth fydd y canlyniad?
  • Pryd fyddaf fi yn derbyn ateb i'm cwyn?
  • Beth yw'r camau yn y drefn gwyno?

Manylion cyswllt

  • Cysylltiadau
  • Sefydliadau Eraill

Polisi Adborth A Chwynion

Cyflwyniad

Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yn anelu at ddarparu'r safonau uchaf o ran gwasanaeth a gwneud pethau'n iawn. Fodd bynnag, bydd adegau pan na fyddwn yn cyrraedd y safonau yma. Diben y Cyfarwyddyd Adborth a Chwynion yw amlinellu sut i roi adborth neu i gyflwyno cwyn ar unrhyw agwedd o'n gwasanaeth.

Ein hymrwymiad

Rôl a phwrpas sylfaenol Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yw dod â throseddwyr o flaen eu gwell, helpu i leihau troseddau ac ofn troseddau; hyrwyddo hyder y cyhoedd, a chynnig cefnogaeth effeithiol i ddioddefwyr a thystion.

Rydym yn ymroddedig i ddatblygu diwylliant o ragoriaeth trwy osod safonau clir i'r gwasanaeth y gall y cyhoedd ei ddisgwyl gennym a rhoi'r cyfle i ddweud wrthym a ydym wedi cyrraedd y safonau hynny neu beidio. Seiliwyd y ffordd yr ydym yn ymdrin â chwynion ar werthoedd y CPS sef:

  • Byddwn yn annibynnol ac yn deg
  • Byddwn yn onest ac yn agored
  • Byddwn yn parchu pawb
  • Byddwn yn ymddwyn yn broffesiynol ac yn ymdrechu tuag at ragoriaeth.

Rydym yn ymroddedig i wrando ar y cyhoedd, cydnabod pryderon a chywiro pethau pan fydd hynny'n addas. Mae Safonau Ansawdd Craidd y CPS yn amlinellu ansawdd y gwasanaeth y mae gan y cyhoedd hawl i'w ddisgwyl gan y CPS. Rydym yn cael ein dal i gyfrif trwy gyflawni'r safonau hyn ac mae gennym ymrwymiad i ddelio'n brydlon ac yn agored â chwynion am ein penderfyniadau a'r gwasanaeth a ddarperir gennym. Rydym yn ymroddedig i dryloywder ac atebolrwydd ac wedi cyflwyno craffu annibynnol ar y modd yr ydym yn ymdrin ag adborth a chwynion trwy'r Asesydd Cwynion Annibynnol (IAC) er mwyn cyrraedd y safonau gwasanaeth uchaf posibl.

Byddwn yn ymateb yn effeithiol i gwynion ac yn eu trin yn sensitif, yn deg ac yn drylwyr. Ni fyddwn yn trin unrhyw aelod o'r cyhoedd yn llai ffafriol ar sail ei ryw, tueddfryd rhywiol, hil neu ethnigrwydd, anabledd neu grefydd neu gred a bydd pob cwyn yn cael ei thrin yn hollol gyfrinachol.

Beth maer polisi yn ei gynnwys?

Mae'r polisi yn berthnasol i adborth a chwynion am y gwasanaeth a ddarperir gan y CPS.

Adborth

Rydym yn annog y cyhoedd i roi adborth cadarnhaol a negyddol i ni ar ein polisïau, gweithdrefnau, gwasanaethau a pherfformiad. Rydym yn croesawu eich barn am eich profiad o ymwneud â ni neu eich barn am unrhyw agwedd ar ein gwasanaethau.

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd roi adborth i'r CPS ac nid oes terfyn amser ar gyfer gwneud hynny. Bydd yr holl adborth yn cael ei gofnodi a'i ddadansoddi er mwyn parhau i roi gwasanaeth o safon uchel i'r cyhoedd.

Cwynion

Rydym yn ystyried cwyn i fod yn fynegiant o anfodlonrwydd am unrhyw agwedd o'n gwasanaeth gan un o'r cyhoedd neu ei gynrychiolydd sydd wedi bod yn ymwneud yn uniongyrchol â'r gwasanaeth y cwynwyd amdano.

Gall cwynion fod naill ai yn:

(a) Gyfreithiol (ac eithrio hawl dioddefwr i adolygu achosion). Mae'r rhain yn gwynion sy'n ymwneud â phenderfyniadau cyfreithiol a wnaed gan y CPS.

(b) Gwasanaeth. Cwynion yw'r rhain am y ffordd yr ydym wedi ymddwyn. Dim ond cwynion gwasanaeth y gwnaiff yr Asesydd Cwynion Annibynnol (IAC) i'r CPS eu hystyried.

Dylai dioddefwyr sy'n dymuno arfer eu hawl i ofyn am adolygiad o benderfyniadau i beidio â dwyn cyhuddiadau, atal camau cyfreithiol neu gynnig dim tystiolaeth mewn achosion ddefnyddio'r Cynllun Hawl Dioddefwyr i Adolygiad (VRR). Ni fydd ceisiadau o'r fath yn cael eu trin fel cwynion dan y polisi hwn.

Nid yw trefn gwyno'r CPS yn ffordd i ddiffynyddion geisio cael gollwng achosion yn eu herbyn neu i wrthdroi eu heuogfarn. Os ydych chi'n ddiffynnydd yn y sefyllfa hon ni fydd eich cwyn yn cael ei hystyried fel rhan o'n trefn gwyno. Dylech geisio cyngor cyfreithiol annibynnol.

Pan fydd cwyn yn ymwneud ag achosion troseddol sy'n parhau, efallai mai dim ond ychydig o wybodaeth allwn ni ei rhoi. Rydym yn cadw'r hawl i beidio ag ymdrin â chwyn sy'n gysylltiedig ag achos sydd ar y gweill, os byddai gwneud hynny yn niweidio'r achos.

Os ydych yn aelod o'r cyhoedd sydd heb gysylltiad gyda'r mater yr ydych am gwyno yn ei gylch, mae gennych hawl i dderbyn eglurhad gan y rheolwr perthnasol sy'n gyfrifol am y pwnc sy'n destun cwyn. Ni fydd eich cwyn, fodd bynnag, yn cael ei thrin drwy ein trefn gwyno.

Gallwn wrthod trin: cwynion sy'n ddifrïol; gohebiaeth barhaus; neu gwynion pan fydd ein trefn gwynion ffurfiol wedi ei disbyddu'n llwyr.

Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i gwynion neu adborth am sefydliadau sy'n bartneriaid i ni fel yr heddlu, y llysoedd neu'r farnwriaeth. Dylai cwynion ac adborth am wasanaethau a ddarperir gan sefydliadau eraill gael eu cyfeirio atyn nhw. Rhoddir manylion cyswllt sefydliadau cyfiawnder troseddol eraill ar ddiwedd y cyfarwyddyd hwn.

Datrys yn gynnar

Bydd nifer o unigolion sy'n anfodlon â'r gwasanaeth yr ydym wedi ei ddarparu am i rywun adolygu eu pryderon cyn gynted ag y bo modd. Y cam cyntaf yw cysylltu â swyddfa'r CPS yn lleol er mwyn i'r gŵyn gael ei datrys yn anffurfiol. Efallai y bydd modd datrys achos yr anfodlonrwydd ar unwaith a byddwn yn anelu i wneud hynny drwy roi eglurhad, ymddiheuriad neu ryw ganlyniad arall addas.

Os na allwn ddatrys eich pryderon yn foddhaol yna efallai y byddwch am wneud cwyn ffurfiol gan ddilyn y drefn a amlinellir.

Trefn Adborth

Sut gallaf fi roi adborth?

Mae Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) yn annog y cyhoedd i ddarparu adborth cadarnhaol a negyddol i ni ar ein polisïau, gweithdrefnau, gwasanaethau a pherfformiad. Rydym yn croesawu eich barn am eich profiad o ymwneud â ni neu eich barn am unrhyw rai o'n gwasanaethau.

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd roi adborth i'r CPS ac nid oes terfyn amser ar gyfer rhoi adborth i ni. Bydd yr holl adborth a dderbynnir yn cael ei logio a'i gofnodi, ond ni fyddwn yn gohebu â'r rhai sydd wedi rhoi adborth.

Os hoffech roi adborth i ni, gallwch wneud hynny yn y ffyrdd canlynol:

Gwefan - Gallwch roi adborth trwy ein gwefan trwy'r ffurflen Adborth a Chwynion ar-lein.

E-bost - Gallwch lawr lwytho'r Ffurflen Adborth a Chwynion o'n gwefan a'i hanfon trwy e-bost neu'r post at y swyddfa CPS berthnasol. Mae cyfeiriadau e-bost yr holl swyddfeydd CPS ar gael ar ein gwefan.

Post - Gallwch roi adborth yn ysgrifenedig neu trwy lenwi'r Ffurflen Adborth a Chwynion y gallwch ei lawr lwytho o'n gwefan. Mae cyfeiriadau post holl swyddfeydd rhanbarthol y CPS ar gael ar ein gwefan.

Ffôn - Gallwch roi adborth ar y ffôn. Mae rhifau ffôn holl swyddfeydd y CPS ar gael ar ein gwefan.

Sut fydd fy adborth yn cael ei ddefnyddio?

Bydd yr holl adborth a dderbynnir gan y cyhoedd yn cael ei gofnodi yn ffurfiol a bydd yn cael ei ddadansoddi er mwyn dynodi gwelliannau y gellir eu gwneud i ddatblygu ein gwasanaethau fel y byddant yn parhau i fodloni anghenion y cyhoedd. Mae'r CPS yn ymroddedig i gyflawni safonau gwasanaeth rhagorol a bydd yn defnyddio adborth y cyhoedd i ddynodi a datblygu arfer da.

Trefn gwynion

Pwy all gyflwyno cwyn?

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd sydd wedi cael cyswllt uniongyrchol â'r CPS gyflwyno cwyn.

Gall cwyn gael ei chyflwyno yn uniongyrchol gan yr unigolyn dan sylw neu ar ei ran gan gynrychiolydd a enwebwyd, megis aelod o'r teulu, grŵp cefnogi, cyfreithiwr neu weithiwr proffesiynol arall. Os byddwch yn enwebu cynrychiolydd i gwyno ar eich rhan, bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i'r cynrychiolydd weithredu ar eich rhan. Byddwn yn cysylltu gyda'r cynrychiolydd ac yn ymdrin ag ef/hi fel pe bai yn achwynydd.

Sut gallaf fi gyflwyno cwyn?

Gellir cyflwyno cwynion am y CPS yn y ffyrdd canlynol:

Gwefan - Gallwch gyflwyno cwyn trwy ein gwefan trwy ein ffurflen Adborth a Chwynion ar-lein.

E-bost - Gellir anfon cwynion trwy e-bost at y swyddfa CPS berthnasol. Mae cyfeiriadau e-bost yr holl swyddfeydd CPS ar gael ar ein gwefan.

Post - Gallwch gyflwyno cwyn yn ysgrifenedig neu trwy lenwi'r ffurflen Adborth a Chwynion y gellir ei lawr lwytho o'n gwefan. Mae cyfeiriadau post yr holl swyddfeydd CPS rhanbarthol ar gael ar ein gwefan.

Ffôn - Cysylltwch â swyddfa leol y CPS lle mae eich cwyn wedi cychwyn. Mae rhifau ffôn holl swyddfeydd y CPS ar gael ar ein gwefan. Er y byddwn yn ceisio datrys eich cwyn dros y ffôn, gallwn ofyn i chi gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig (er enghraifft os na fyddwn yn gallu deall natur eich cwyn ar y ffôn neu os yw eich cwyn yn gymhleth).

Rhaid i bob cwyn syn cael ei chyfeirio at yr Asesydd Annibynnol ar Gam Tri yn y drefn gwyno gael eu rhoi yn ysgrifenedig naill ai trwy e-bost neu'r post.

Hygyrchedd

Ein nod yw sicrhau bod pob aelod o'r cyhoedd yn ei chael hi'n rhwydd cyflwyno cwyn neu roi adborth ar ein gwasanaeth. Os na fyddwch yn medru defnyddio unrhyw un o'r dewisiadau a amlinellir byddwn yn hapus i'w dderbyn ar ffurf arall.

Pa wybodaeth fydd angen i mi ei rhoi?

Er mwyn sicrhau y gellir ymdrin â'ch cwyn yn gyflym ac yn effeithlon, dylech roi'r wybodaeth ganlynol:

  • Enw llawn
  • Cyfeiriad post
  • Cyfeiriad e-bost
  • Manylion cyswllt (gan gynnwys manylion eich cynrychiolydd enwebedig, pan fydd yn berthnasol)
  • Manylion llawn eich cwyn ac a ydych yn ddioddefwr, yn dyst neu yn achwynydd arall
  • Y dull cysylltu sydd orau gennych (llythyr, e-bost, ffôn)

Os yw eich cwyn yn ymwneud ag achos, dylech hefyd gynnwys:

  • enw(au) y diffynydd(ion) (Noder ein bod angen enw(au) y diffynydd(ion) er mwyn adnabod yr achos)
  • natur a dyddiad(au) unrhyw drosedd(au);
  • y fan lle digwyddodd y digwyddiad(au);
  • yr heddlu a ymchwiliodd i'r drosedd/troseddau; a'r
  • llys(oedd) a ymdriniodd â'r achos (os gwnaeth yr achos gyrraedd y llys).

Os ydych eisoes wedi ceisio datrys eich pryderon yn anffurfiol gyda'r CPS, dylech roi manylion yr aelod o staff y CPS a'ch cynorthwyodd.

Pa mor hir sydd gennyf i gyflwyno cwyn?

Dim ond os derbynnir cwynion o fewn chwe mis i'r mater y cwynir yn ei gylch y byddant yn cael eu hystyried. Os na wnewch gyflwyno eich cwyn o fewn y cyfyngiad amser hwn, ni fyddwn yn archwilio eich cwyn.

Os ydych yn parhau yn anfodlon yn dilyn ateb i'ch cwyn efallai y byddwch am fynd â'ch cwyn ymlaen i'r cam nesaf. Dylid gwneud hyn o fewn un mis o ddyddiad derbyn yr ateb. Ni fydd cwynion a dderbynnir tu allan i'r amserlen hon yn cael eu hystyried.

Sut fydd fy nghŵyn yn cael ei thrin a beth fydd y canlyniad?

Byddwn yn trin pob cwyn yn sensitif, yn deg ac yn gyfrinachol a byddwn yn rhoi gwybod i chi a yw eich cwyn wedi ei chadarnhau, yn rhannol neu yn llawn, neu beidio.

Os bydd cyfiawnhad i'ch cwyn byddwn yn ymddiheuro, yn ceisio gwneud iawn am y mater, os yn bosibl, ac yn cymryd camau i sicrhau na fydd yn digwydd eto.

Pryd fyddaf fi yn derbyn ateb i'm cwyn?

  • Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 3 diwrnod gwaith o'i derbyn
  • Byddwn yn ateb cwynion Cam Un a Dau o fewn 20 niwrnod gwaith o'u derbyn
  • Bydd yr IAC yn ymateb i gwynion o fewn 40 diwrnod gwaith o'u derbyn
  • Os nad yw'n bosibl rhoi ymateb gan gadw at yr amserlenni hyn, byddwn yn cysylltu â chi i esbonio pam bod oedi a chyn pa ddyddiad yr ydym yn gobeithio rhoi ateb i chi.

Beth yw'r camau yn y drefn gwyno?

Cam un

Bydd cwynion a wneir ar Gam Un yn y drefn yn cael eu cofnodi yn ffurfiol a'u rheoli gan y swyddfa CPS leol lle cychwynnodd y gŵyn. Bydd y gŵyn yn cael ei chyfeirio yn gyntaf at y rheolwr perthnasol sy'n gyfrifol am destun y gŵyn. Bydd yn ymchwilio i'ch cwyn ac yn rhoi ateb i chi cyn pen 20 diwrnod gwaith. Os nad ywn bosibl cwblhau'r ymchwiliad a rhoi ymateb gan gadw at yr amserlenni hyn, byddwn yn ysgrifennu atoch gan nodi erbyn pa ddyddiad yr ydym yn gobeithio rhoi ateb i chi.

Cam Dau

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar yr ymateb y gwnaethoch ei dderbyn ar Gam Un gallwch gyfeirio eich cwyn at y Prif Erlynydd y Goron (CCP) neu Gyfarwyddwr Adran Gwaith Achos (CDD) perthnasol. Dylech roi manylion pam eich bod yn dal yn anfodlon a bydd y CCP neu CCD yn adolygu eich cwyn ac yn rhoi ymateb cyn pen 20 diwrnod gwaith. Os nad yw'n bosibl cwblhau'r ymchwiliad a rhoi ymateb gan gadw at yr amserlenni hyn, byddwn yn ysgrifennu atoch gan nodi erbyn pa ddyddiad yr ydym yn gobeithio rhoi ateb.

Dyma fydd diwedd y broses ar gyfer cwynion sy'n ymwneud â phenderfyniadau cyfreithiol.

Cam Tri - Adolygiad Annibynnol

Os bydd eich cwyn yn ymwneud â'r ffordd yr ydym wedi ymddwyn (cwyn gwasanaeth) a'ch bod yn dal yn anfodlon ar ôl Camau Un a Dau o'r drefn gwynion gallwch gyfeirio eich cwyn at yr Asesydd Cwynion Annibynnol (IAC) i'w hadolygu. Mae'r IAC yn gweithredu yn annibynnol i'r CPS ac mae'n gyfrifol am drin ac ymchwilio i gwynion gan aelodau o'r cyhoedd am ansawdd y gwasanaeth a roddwyd gan y CPS a'r modd y mae wedi cadw at ei weithdrefn gwynion gyhoeddedig neu beidio.

Bydd yr IAC yn cydnabod derbyn eich cwyn ac yn rhoi ymateb llawn cyn pen 40 diwrnod o'i derbyn. Os nad yw'n bosibl cwblhau'r ymchwiliad ac ateb gan gadw at yr amser hwnnw, bydd yr IAC yn cysylltu â chi i esbonio pam bod oedi a nodi cyn pa ddyddiad y bydd yn gobeithio rhoi ateb.

Manylion cyswllt

Stephen Shaw CBE
Independent Assessor of Complaints for the CPS
c/o Rose Court,
2 Southwark Bridge
London, SE1 9HS

Cyfeiriad e-bost: IAComplaints@cps.gsi.gov.uk
Ffacs: 020 357 0567

Manylion cyswllt

Cysylltiadau CPS

Gallwch ddod o hyd i fanylion cyswllt yr holl Swyddfeydd Ardal CPS ac Adrannau Gwaith Achos ar ein gwefan yn www.cps.gov.uk 

Cyfarwyddiaeth Atebolrwydd a Chynhwysedd Cyhoeddus y CPS
Desg Gymorth Ymholiadau Cyhoeddus y CPS
Ffôn: 020 3357 0899 (10am 3pm, dydd Llun i ddydd Gwener)
E-bost: enquiries@cps.gov.uk

Cysylltiadau eraill

Swyddfar Twrnai Cyffredinol
Ffôn: 020 7271 2492
E-bost: correspondence@attorneygeneral.gsi.gov.uk
Gwefan: www.attorneygeneral.gov.uk

Y Swyddfa Gartref
Ffôn: 020 7035 4848
E-bost: public.enquiries@homeoffice.gsi.gov.uk
Gwefan: https://www.gov.uk/government/organisations/home-office

Comisiwn Cwynion Annibynnol yr Heddlu
Ffôn: 0300 020 0096
E-bost: enquiries@ipcc.gov.uk
Gwefan: www.ipcc.gov.uk

Y Weinyddiaeth Gyfiawnder
Ffôn: 020 3334 3555
E-bost: general.queries@justice.gsi.gov.uk
Gwefan: https://www.gov.uk/government/organisations/ministry-of-justice

Cymorth i Ddioddefwyr
Ffôn: 0845 30 30 900
E-bost: supportline@victimsupport.org.uk
Gwefan: www.victimsupport.org.uk

Cyngor ar Bopeth
Chwiliwch am eich CAB lleol: www.citizensadvice.org.uk/index/getadvice
Gwefan: www.citizensadvice.org.uk